What needs to be considered in Information System

Apa yang perlu diperhatikan dalam penerapan sistem informasi?

Kesiapan infrastruktur

Sistem informasi memerlukan dukungan penuh dari sisi infrastruktur dan kondisi lapangan. Beberapa contohnya adalah: daya listrik, jaringan (internet), keamanan, suhu (tidak boleh terlalu panas).

Ketidaksiapan infrastruktur akan membawa masalah di masa depan seperti rusaknya server, kegiatan operasional yang terganggu dan kerusakan data.

Kematangan proses operasional

Sistem informasi dibangun dengan tujuan untuk menunjang proses operasional perusahaan. Apabila proses operasional perusahaan belum matang, sering berubah-ubah dan tidak konsisten, maka penerapan sistem informasi kemungkinan besar gagal.

Keteguhan dan sikap proaktif dari stakeholder

Penerapan sistem informasi akan mengubah proses operasional perusahaan sehari-hari, dan akan berpengaruh untuk semua bagian perusahaan. Penerapan ini juga akan memerlukan waktu berminggu-minggu hingga berbulan-bulan bergantung dari seberapa besar perusahaan. Maka dari itu, penerapan sistem informasi memerlukan keteguhan, arahan dan inisiatif langsung dari stakeholder (contohnya: pemilik) perusahaan.

 

Apa yang perlu diperhatikan dari system informasi itu sendiri?

Kecocokan system tersedia dengan proses operasional

Perusahaan memiliki 2 pilihan untuk melakukan penerapan sistem informasi, yaitu membangun dari awal atau menggunakan produk yang sudah ada. Membangun sistem dari awal umumnya memerlukan waktu dan biaya yang lebih besar, namun karena pembangunannya murni mengikuti proses operasional perusahaan, maka hasilnya akan lebih sesuai.

Sementara apabila perusahaan ingin menggunakan produk yang sudah ada, maka perusahaan perlu menganalisa terlebih dulu apakah produk yang ditawarkan sejalan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Kemampuan penyimpanan, penelusuran, pengolahan dan penyajian data

Data yang tersimpan dalam sistem informasi harus konsisten dan tidak berubah-ubah. Perubahan data yang terjadi secara otomatis dikarenakan integrasi dengan modul lain harus dapat ditelusuri dari mana perubahannya berasal, dan berapa nilai sebelumnya.

Sistem informasi juga harus dapat memberikan kemudahan bagi pengguna untuk menelusuri data-data atau dokumen yang berhubungan dengan sebuah data. Misalnya, pengguna dapat menemukan dokumen surat jalan mana saja yang terkait dengan sales order yang dicari.

Hasil dari pengolahan data-data akan disajikan berupa laporan-laporan yang akan digunakan management. Sistem informasi harus dapat mengolah data dengan mudah dan juga menghasilkan laporan yang sesuai dengan keinginan management.

Fitur-fitur pendukung tambahan

Fitur-fitur pendukung lainnya juga perlu diperhatikan dalam memilih sistem informasi. Fitur seperti pencarian yang lengkap, export-import, attachment akan diperlukan untuk mendukung dan mempermudah kegiatan operasional.