How Information System can help

Bagaimana cara sistem informasi membantu management data?

Mengurangi kebutuhan media penyimpanan fisik

Sistem informasi menyimpan data secara virtual (dalam bentuk file), sehingga media fisik yang diperlukan sangat kecil. Hal ini sangat menghemat sumber daya dan ruangan yang diperlukan untuk menyimpan data. Selain itu, penggunaan sistem informasi yang baik akan mengurangi resiko data tersebar berantakan dan rusak.

Mempermudah duplikasi data

Data pada sistem informasi dapat di-duplikasi dengan mudah, sebagai cadangan untuk menghindari kejadian-kejadian buruk seperti media penyimpanan dirusak, kebakaran, banjir, korsleting listrik, pencurian. Duplikasi ini nantinya juga dapat digunakan untuk melakukan audit tanpa harus menghambat operasional yang sedang berjalan.

Mempermudah pencarian dan penelusuran data

Dengan penataan yang baik dari sistem informasi, akan mempermudah pencarian data dibandingkan dengan data fisik / file-based. Hal ini dikarenakan sistem informasi memiliki kemampuan untuk mencari data berdasar kriteria, dan dapat memproses data yang lebih besar dibandingkan dengan file-based data seperti excel.

Namun yang perlu diperhatikan adalah kemampuan sistem informasi dalam melakukan penelusuran data. Sistem informasi yang baik harus dapat menelusuri oleh siapa dokumen dibuat, kapan, apa saja perubahannya, dokumen apa yang terkait dan dari mana sumber dokumen.

Mempermudah pengolahan dan penyajian data

Sistem informasi memiliki dan dapat menggunakan hampir semua data yang tersimpan. Dengan begitu, menggunakan sistem informasi akan mempermudah bagi pengguna untuk mengolah data dan menghasilkan laporan.

Data terintegrasi

Perubahan yang terjadi dari satu transaksi akan mengubah kondisi transaksi lainnya. Misal transaksi pembayaran akan mengubah status tagihan (invoice) menjadi ter-bayar. Sistem informasi di-deasin untuk melakukan integrasi data, sehingga perubahan yang terjadi pada satu transaksi akan dapat mengubah kondisi transaksi lainnya. Hal ini juga mengurangi resiko kesalahan yang umumnya terjadi dengan perubahan yang dilakukan secara manual.

Kemudian, apa yang perlu diperhatikan dalam penerapan sistem informasi?